Otimize o faturamento em sua pequena empresa com estas 4 dicas


As pequenas e médias empresas contribuem fortemente para o crescimento de uma economia. No entanto, com recursos e orçamentos apertados, muitas empresas continuam a lutar com suas operações de faturamento. Quer seja fatura por meio de planilhas e métodos baseados em papel, ou lutando para otimizar uma solução de software de faturamento, as empresas foram forçadas a se adaptar à modernização digital. A digitalização rápida apenas se intensificou nos últimos anos, criando uma gama mais ampla de desafios de faturamento para pequenas empresas.

De acordo com um Pesquisa BizSugar, 36% das SMBs gerenciam as finanças de seus negócios manualmente ou no papel. Com a alocação de tempo e erros manuais como questões centrais em processos manuais, o problema maior de encontrar fundos e recursos para pagar um software de faturamento caro permanece no centro de tudo. E com as empresas precisando da digitalização para avançar, os métodos manuais são menos adaptáveis ​​ao ambiente de trabalho atual.

No entanto, com os sistemas certos em vigor e dentro do orçamento, as pequenas empresas podem otimizar seus sistemas de contas a receber para que possam pagar com precisão e rapidez. No longo prazo, se você puder agilizar o faturamento, seu negócio continuará a crescer em um mercado instável.

Os maiores desafios enfrentados pelas pequenas empresas

1. Dores de cabeça e limitações do método manual

Muitas pequenas empresas usam métodos manuais, como documentos do Word ou planilhas para criar e gerenciar faturas, mas esse processo consome tempo. Por exemplo, um usuário pode ter que salvar o documento como um modelo ou salvar vários documentos em uma área de trabalho e enviar um anexo por e-mail.

Além disso, os métodos manuais limitam os sistemas de pagamento flexíveis. Ao receber um pagamento de um cliente, a empresa terá que atualizar manualmente o cadastro, o que levará tempo. Pelo contrário, o uso de um sistema de faturamento permite que a empresa se conecte a um gateway de pagamento que atualiza o pagamento automaticamente. É por isso que os processos manuais tendem a matar a eficiência e criar mais oportunidades para erros.

2. Desafios de cobrança de pagamento

Pode ser desconfortável para os proprietários de empresas lembrar seus clientes de pagar quando um pagamento está vencido. Há o medo de prejudicar o relacionamento com os clientes, resultando em rotatividade de clientes. Infelizmente, os processos manuais e os métodos baseados em papel não permitem lembretes de pagamento automatizados, o que elimina interações desagradáveis.

3. Dificuldade em rastrear o tempo faturável

Para ações como faturamento de folha de ponto e faturamento de projeto, as empresas devem fornecer contas com a quantidade de tempo que gastaram em serviços. Infelizmente, pode ser um desafio rastrear essas horas e faturar com precisão. O que tende a acontecer é que os donos das empresas ficarão sob a lei, o que acaba custando enormes quantias de dinheiro à empresa no longo prazo. Ao contrário, algumas empresas irão cobrar mais caro, o que fará com que os clientes se sintam alienados e com vontade de buscar serviços em outro lugar.

4. Mantendo a conformidade

Manter-se atualizado com as leis tributárias e as regras tributárias específicas de cada país, especialmente com novas conformidades e alterações, pode ser um desafio quando as empresas usam processos de faturamento manual ou simplesmente não têm os recursos. Usar um software de faturamento que atualiza novas porcentagens de imposto de renda e quaisquer outros requisitos regulatórios economizará muito tempo para as pequenas empresas e as salvará de multas onerosas cobradas pelo governo.

Com tanto para controlar, as empresas podem se sentir sobrecarregadas com onde e como agilizar o faturamento. Abaixo estão quatro maneiras pelas quais as empresas podem começar a aliviar as cargas de custo e tempo de faturamento e agilizar o faturamento em seus negócios.

4 maneiras de as empresas simplificarem o faturamento

1. Digitalize o faturamento

Não é nenhum segredo que a digitalização aumentou rapidamente no último ano e meio e o faturamento não é diferente. Ao mudar de métodos manuais e baseados em papel para software de faturamento baseado em nuvem, as SMBs colherão os benefícios de reduzir o tempo gasto na criação de faturas, eliminando copiar e colar e menos erros. O software de faturamento online permite que as transações comerciais sejam carregadas e disponibilizadas a qualquer momento, o que permite que as empresas tenham trilhas de auditoria completas de suas contas a receber. Ele também permite que as empresas criem tarefas como a emissão de reembolsos, otimizando o tempo que leva para enviar orçamentos. Ter itens atualizados, registrados e acessíveis permitirá eficiência e informações mais precisas, um requisito crítico ao lidar com finanças.

2. Automação

Se uma empresa já digitalizou seu faturamento, a automação, quando possível, eliminará o trabalho pesado e reduzirá o tempo gasto. As empresas podem automatizar recursos recorrentes, como lembretes de pagamento e faturas recorrentes. Para dar um passo adiante, pagamentos recorrentes de clientes e registro de despesas recorrentes também podem ser automatizados para eficiência. A automação reduz drasticamente o tempo gasto no faturamento de outras maneiras, como transformar uma estimativa em uma fatura, converter entradas de tempo em contas, refazer o faturamento de uma despesa com um clique, tudo sem a necessidade de inserir informações novamente.

3. Faturamento com recursos colaborativos

Em um ambiente de escritório tradicional, mais informações são trocadas por meio de interações face a face. Com a pandemia estimulando o trabalho de qualquer lugar, muitas empresas têm lutado para manter os esforços de colaboração tão fortes quanto eram pessoalmente. Os métodos manuais apenas aumentam as dificuldades de colaboração com copiar e colar, anexos e muito mais. As empresas devem buscar soluções de faturamento que permitam uma colaboração fácil, como seções de comentários e guias de transações. Ao usar uma plataforma que inclui recursos de colaboração integrados, os funcionários podem trabalhar lado a lado e aumentar a produtividade.

Outra questão de compartilhar informações de um lado para outro, seja por e-mail ou planilhas, é a privacidade. O desafio está em garantir que membros específicos da equipe tenham acesso a informações financeiras confidenciais, enquanto outros não. No entanto, as ferramentas de faturamento online com recursos colaborativos permitem que as empresas definam o acesso baseado em funções específicas para definir o que cada pessoa pode ver e modificar.

4. Portais do cliente para aprimorar as experiências do cliente

Os clientes são o pão com manteiga do negócio, portanto, criar um processo de faturamento ideal só aumentará a fidelidade do cliente. Alguns sistemas de faturamento incluem portais de clientes ou clientes, o que permite aos clientes ter uma visão clara de seu histórico de compras, bem como interagir com o negócio. Por exemplo, se uma empresa está vendendo um bem ou serviço e o cliente tem acesso a um portal do cliente, esse cliente poderá ver todas as suas faturas que foram pagas e visualizar as faturas que ainda estão em aberto. Além disso, um portal do cliente pode ser utilizado para aprovar estimativas, adicionar comentários e responder às perguntas do cliente para eliminar e-mails e ligações desnecessárias.

Embora muitos desses pontos para agilizar o faturamento possam parecer atraentes, nem todas as empresas têm finanças ou recursos para digitalizar suas faturas.

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Para crescer e escalar, as pequenas empresas devem modernizar todos os aspectos de seus negócios, e o faturamento não é diferente. Infelizmente, isso pode ser difícil com orçamentos e recursos limitados, que são ainda mais agravados pelos reveses econômicos causados ​​pela pandemia.

Mas ao simplificar o faturamento, você pode se concentrar em automatizar e criar melhores experiências para o cliente, tudo sem adicionar orçamento ou pessoal. Buscar uma solução que se alinhe às necessidades do seu negócio permitirá a inovação e o crescimento em maior escala.


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